см. Календарь
событий

Успехи

Ежегодные отчеты

Город как гражданский проект

Наши новости

Гранты и конкурсы

Наши издания

Проекты сезона

Реальные данные

 

 

 

 

 

 

 

 

Кнопка кампании
Rambler's Top100


Последние статьи:

Л.В.Теплых. Правила деловой переписки
30.11.-1

Деловая переписка - основа делового общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и т.д. и т.п.  

Помните, неправильно, неаккуратно, с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник. Это раздражение, естественно, переносится и на автора письма. К такому письму не хочется серьезно и внимательно относиться. Автор такого письма не вызывает сочувствия. К сожалению, так устроена человеческая психика.

Основные требования, предъявляемые к деловым письмам:

-   письмо не должно быть длинным (оптимальный вариант – 1-1,5 страницы);
- письмо должно быть четким и понятным для восприятия (используются короткие предложения; избегаются непонятные и сложные слова, термины, профессионализмы, излишняя эмоциональность);
- письмо не должно содержать ошибок;
- особое внимание следует уделять аккуратному оформлению текста, бланка письма,  бумаге, конверту;
- нецелесообразно включать в письмо сразу несколько вопросов (лучше по каждому вопросу подготовить отдельные письма).

Правильно оформленное письмо - показатель компетентности и серьезности Вашей организации для органов власти и бизнес-организаций. Поэтому при оформлении писем важно соблюдать следующие правила:

- письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать  полное наименование организации и справочные данные об организации для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ. Если у организации есть бланк, это повышает ее статус в глазах адресата;
- необходимо помнить о стандартных полях: (левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм) и не допускать «забегания» букв на поля или даже за поля. Поля – не прихоть, они нужны для резолюций, удобства чтения и архивирования;
- в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации. Номер письма говорит о том, что в организации есть хоть какое-то делопроизводство;
- необходимо придерживаться определенного стиля письма. Это может быть абзацное или блочное письмо. Главное – придерживаться единого стиля во всем тексте. Более современным является блочный стиль;
- рекомендуемый шрифт для оформления писем  – Times New Roman Cyr, кегль № 12-14, межстрочный интервал – 1-2. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении, т.е. шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой;
- важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. В зависимости от этого могут применяться различные стили оформления адресата (см. Приложение 1). Главное – правильно указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение;
- в письме не должно содержаться более четырех адресатов, слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. «Копия» для адресата означает более низкий статус, а это адресату неприятно;
- в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, «Об уплотненной застройке в Ленинском районе…»), для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма;
- текст письма должен начинается с обращения к адресату. При абзацном типе письма – обращение располагается по центру, при блочном - пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству («Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии («Уважаемый г-н Иванов!»). В органах государственной власти принято после обращения ставить восклицательный знак, но допускается также после обращения ставить запятую;
- текст письма состоит из трех частей: первая – причины, основания для обращения; вторая – выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья – заключительная фраза,  формулировка вежливости («С уважением», «С благодарностью» и т.п.). Не забывайте четко написать о том, чего именно Вы хотите, не забывайте и о третьей части;
- при наличии приложений до подписи пишется слово «Приложения» и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность;
- при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи;
- внизу листа, как правило, указывается исполнитель, чтобы адресату можно было непосредственно с ним связаться, обычно – фамилия и телефон;
- документы, оформленные с помощью компьютера, могут содержать отметку об автоматическом поиске документа, то есть название файла в компьютере;
- при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа. Но, чем меньше страниц, тем лучше;
- печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

 

Материал подготовлен офис-менеджером
Пермской гражданской палаты Л.В. Теплых 
на основе ГОСТ 6.30-2003, Типовой инструкции по делопроизводству 
в федеральных органах исполнительной власти, Инструкции 
по делопроизводству в администрации Пермской области,
исполнительных органах государственной власти области

 

 

Приложение 1

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся и именительном падеже.

Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, инициалы при этом указываются перед фамилией.

 

Генеральному директору
АО «Каменный цветок»
И.И. Петрову
 
 

Реквизит «Адресат» может содержать и почтовый адрес, тогда это оформляется следующим образом:

Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Китайгородский проезд, д.7, Москва, 109074
 
 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

 
Калинину И.П.
ул. Морская, д.7, кв.132
г. Магадан, 301264

 


Имя:

E-mail:

Код:

Код

 

© Фонд "Центр гражданского анализа
и независимых исследований"
разработка сайта Пермь - Ярко!
614045, Россия, г. Пермь, ул Орджоникидзе, 61 (ДЦ "Серго"), оф. 602
т./ф.: (342) 211-08-70, 211-08-80, 211-09-90
e-mail: info@grany-center.org

 

?>